Lập đội giải case: chia vai, luật chơi và làm việc dưới áp lực giờ

Một đội giải case mạnh thường có bốn vai rõ ràng – người điều phối giữ giờ và câu chuyện, người số liệu lo tính toán, người nghiên cứu lo thị trường và khách hàng, người dựng slide lo hình thức và mạch trình bày – cùng vài luật chơi thống nhất từ trước: ai quyết khi bất đồng, khi nào "đóng băng" nội dung, ai nói phần nào. Đội thua thường không thua vì thiếu ý, mà vì ba người cùng sửa một slide lúc mười phút cuối.

Chọn người: ghép kỹ năng, không ghép bạn thân

Bốn bạn thân cùng lớp marketing thường ra một đội rất vui và rất lệch: ai cũng giỏi ý tưởng, không ai muốn ngồi với bảng tính. Khi lập đội, hãy nhìn vào bốn năng lực cần có:

Đội bốn người không nhất thiết mỗi người một ô. Người điều phối có thể kiêm kể chuyện; người nghiên cứu có thể kiêm số liệu. Điều quan trọng là không ô nào để trống, và đội biết ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng ở mỗi ô.

Bốn vai và việc cụ thể trong giờ thi

Người điều phối

Giữ đồng hồ, chia việc sau khi cả đội thống nhất cây vấn đề, gọi họp nhanh định kỳ, và là người quyết cuối cùng khi tranh luận không ngã ngũ. Thường cũng là người viết "câu chuyện một dòng" cho cả bài và kiểm tra mọi slide có phục vụ câu chuyện đó không.

Người số liệu

Dựng bảng tính, tính quy mô thị trường, chi phí, doanh thu dự kiến, điểm hoà vốn. Quan trọng không kém: là người duy nhất được phép đưa số lên slide. Quy tắc này nghe cứng nhắc nhưng tránh được lỗi kinh điển: slide 4 ghi chi phí 2 tỷ, slide 9 ghi 2,5 tỷ, giám khảo hỏi đúng chỗ đó.

Người nghiên cứu

Tìm và lọc dữ kiện về ngành, đối thủ, khách hàng, quy định; giữ danh sách nguồn để ghi chú trên slide. Trong vòng thi không cho dùng internet, vai này chuyển thành người đào phụ lục của đề và đối chiếu chéo.

Người dựng slide

Dựng khung slide ngay từ đầu giờ với tiêu đề tạm, nhận nội dung từ các vai khác và đưa vào đúng mẫu. Người này không nên phải viết nội dung từ đầu – nếu họ phải tự nghĩ chữ, các vai khác đang giao việc chưa đủ rõ.

Luật chơi của đội: viết ra trước khi thi

Một "điều lệ đội" ngắn, thống nhất từ buổi luyện đầu tiên, giải quyết phần lớn mâu thuẫn trước khi nó xảy ra:

1. Bất đồng quá 5 phút thì bỏ phiếu; hoà phiếu thì người điều phối quyết. Người thua phiếu được ghi ý kiến vào phần dự phòng cho hỏi đáp.
2. Giờ đóng băng nội dung: sau mốc này (ví dụ còn 60 phút với bài 4 giờ) không thêm ý mới, chỉ sửa lỗi và tập nói.
3. Một người một tệp: mỗi người làm trên phần slide của mình, người dựng slide ghép. Không ai sửa phần của người khác mà không báo.
4. Phê bình ý, không phê bình người: nói "con số này chưa khớp với phụ lục 2" thay vì "bạn tính sai rồi".
5. Ai nói phần nào thì người đó dựng phần đó – người thuyết trình phải hiểu từng con số trên slide mình nói.

Nhịp làm việc khi áp lực giờ

Áp lực giờ làm người ta làm hai việc ngược nhau: hoặc lao vào làm ngay không ai nói với ai, hoặc họp liên tục không ai làm. Nhịp tốt nằm giữa:

• Bắt đầu cùng nhau: 15–25% thời gian đầu cả đội cùng đọc đề và thống nhất vấn đề, cây phân tích, giả thuyết chính. Phần này đừng cắt – đi sai hướng ở đây thì mọi giờ sau đều phí.
• Tách ra làm, họp nhanh định kỳ: mỗi 30–45 phút, họp đứng 5 phút: mỗi người nói một câu "đã ra gì", "đang vướng gì". Không bàn chi tiết trong buổi họp này.
• Ghép sớm: có bản slide đầu–cuối hoàn chỉnh dù còn thô ở khoảng 60% thời gian, để thấy lỗ hổng sớm.
• Dành thời gian tập nói: ít nhất 10–15% thời gian cuối.

Bài tập mẫu: lịch làm việc cho vòng case 24 giờ

Lịch giả định cho đội 4 người nhận đề lúc 9 giờ sáng, nộp lúc 9 giờ sáng hôm sau, thuyết trình buổi chiều. Áp lực của vòng 24 giờ khác hẳn vòng 4 giờ: kẻ thù là sự mệt mỏi chứ không phải đồng hồ.

Nhiều đội thức trắng và tự hào về điều đó – rồi thuyết trình buổi chiều với giọng khàn, đầu óc chậm, trả lời hỏi đáp lạc đề. Ngủ luân phiên là một quyết định chiến thuật, không phải sự lười biếng.

Khi đội gặp sự cố

• Một thành viên bị ốm, vắng: người điều phối chia lại vai ngay, ưu tiên giữ vai số liệu và trình bày. Đội luyện quen thì ai cũng nên biết làm ở mức tạm được một vai thứ hai.
• Phát hiện sai hướng giữa chừng: nếu còn trên một nửa thời gian, quay lại; nếu ít hơn, giữ hướng cũ nhưng sửa phần sai và chuẩn bị câu trả lời cho giám khảo.
• Hai người căng thẳng: tách họ ra hai việc khác nhau 30 phút, quay lại bằng dữ kiện thay vì cảm xúc.

Góc nhìn hôm nay: rút kinh nghiệm sau mỗi lần thi

Sau mỗi cuộc thi hoặc buổi luyện, dành 30 phút cho cuộc họp nhìn lại với bốn câu: điều gì làm tốt, điều gì làm chưa tốt, vì sao, lần sau đổi gì. Ghi vào một tệp chung của đội. Sau vài lần, tệp này thành "sổ tay đội" – người mới vào đọc là biết luật chơi. Kỹ năng phối hợp dưới áp lực giờ cũng là thứ nhà tuyển dụng hỏi rất nhiều; một câu chuyện cụ thể về việc đội bạn xử lý sự cố lúc 3 giờ sáng có thể là câu trả lời phỏng vấn tốt hơn mọi giải thưởng.